V běžném životě se často setkáváme s problémem jak sdílet dokumenty, projekty, události, úkoly… Pracovat na nich ve více lidech najednou, vytvořit událost nebo celý kalendář, který bude neustále pro všechny aktuální je problém nejen pro firmy a manažery. Existuje k tomu velké množství různých nástrojů. Několik z nich je skryto přímo ve vašem Google účtu, například Google Drive neboli česky Google Disk. Proč se je nenaučit používat?
Sbohem Google Documents
Google dokumenty byla služba, která nás provázela od roku 2007. Sloužila k vytváření dokumentů, jejich úpravě a sdílení přímo ve vašem prohlížeči. Mohli jste se tak vyhnout nepříjemnostem s otevíráním a kompatibilitou mezi uživateli, zabránili ztrátě nebo prostě tomu, že je zapomenete někde doma. Umožňovaly upravovat soubor několika lidmi najednou, prohlížet uskutečněné změny a připojovat komentáře. Dokumenty nebyly jen obyčejné textové soubory, ale také tabulky, kresby a formuláře. Nevěšte hlavu, Dokumenty jako služba nezmizí, pouze se integrují do nové služby Google Disk.
Google Disk
Google disk služba která spatřila světlo světa před několika málo dny. Spojila službu Dokumenty s virtuálním úložištěm, takzvaným cloudem (data jsou uložena na internetu v prostoru který se tváří jako malý hard disk). Google Disk je služba, která slouží ke spravování vašich souborů. Je vám zdarma poskytnut prostor na serveru a je jen na vás jakým obsahem jej naplníte. Úložiště se dá spravovat manuálně ručním nahráváním, nebo s pomocí aplikace, která vytvoří synchronizovanou složku přímo ve vašem počítači, macu iPhonu nebo telefonu s Androidem. Ačkoli je služba Dokumenty pro některé uživatele stále dostupná, dříve nebo později se bez Disku neobejdou.
První kroky začínají, jak jinak, než na výchozí stránce www.google.cz. Všechny stránky Google nabízí ve svém záhlaví černou lištu s odkazy na nejčastější aplikace. Nejjednodušší cestou jak se připojit ke službě je stále přes tlačítko „Dokumenty„, které se zde nachází. Pokud chcete do dokumentů přistupovat přímo z adresy napište docs.google.com. Ta vás přivede na výchozí stránku, která před přihlášením vypadá asi takto:
Odkazy na jednotlivé typy dokumentů vám nabídnou rozšířené informace a možnost si je vyzkoušet, stejně tak velké červené tlačítko ve spodní části stránky. Pokračujte přihlášením vpravo. Po prvním přihlášení budete přesměrování na úvodní stránku Google Drive. Úvodní stránka obsahuje základní informace o službě a vytvoření bezplatného prostoru (tlačítko vpravo nahoře „Začít s 5 GB zdarma).
Dostáváme se k srdci google Disk. Červené tlačítko „vytvořit“ obsahuje menu s typy nových souborů: dokument, prezentace, tabulka, formulář, kresba, složka nebo vytvoření šablony. Pod sdíleno se mnou se vám pak zobrazí soubory, které vytvořil někdo jiný. Podívejme se teď na vzorový dokument.
Práce s dokumentem je prakticky stejná, jako s jakýmkoli jiným textovým editorem. Dokument se sám neustále ukládá, takže nemusíte mít strach, že o něj přijdete v případě ztráty připojení, nebo zapomenete uložit. Šikovné je menu skrývající se pod tlačítkem „file“. Důležitou položkou je „See revision history“, která vám ukáže kdo a jak dokument pozměnil.
Další zajímavou funkcí je „Download as“, kde si můžete vybrat z velkého množství typů souborů, ve kterých se má dokument uložit do vašeho počítače, odkaz na email pro všechny spolupracující, nebo připojení dokumentu jako přílohy k emailu. Nejdůležitější pro práci se sdíleným dokumentem je však modré tlačítko „Share“.
Každý dokument má tři typy nastavení:
- veřejně dostupné z internetu – dokument se dá najít ve vyhledávání a kdokoli ho může prohlížet
- všichni uživatelé, kteří mají odkaz – komukoli zašlete odkaz pro sdílení bude moci dokument otevřít, číst a upravovat
- soukromé – pouze pro uživatele nebo skupiny které sami pozvete a přiřadíte jim práva dokument vlastnit, pozměňovat, komentovat nebo dokonce pouze číst.
Různé typy dokumentů vyžadují různé typy nastavení. Často využívám sdílení s konkrétními spolužáky, se kterými pracujeme na nějakém projektu. Ti mohou dokument upravovat. Vyučující a ostatní mají dokument jako veřejný, mohou ho však jen číst. Zajímavé a zábavné je psaní krátkých povídek, kdy několik lidí najednou po odstavcích rozvíjí příběh. Znak za znakem vidíte, jako kdybyste jim koukali přes rameno.
Veškeré nastavení sdílení se ukrývá pod tlačítkem „změnit…“ Všechny vámi vytvořené, ale i s vámi sdílené dokumenty se samy přehledně zobrazí ve vašem Google Drive. Pokud s vámi někdo bude sdílet dokument, přijde vám informačí email s odkazem a dokument se vám automaticky přidá do seznamu, případně stáhne do počítače.
Pro práci ve vašem počítači je třeba stáhnout příslušnou aplikaci. Ukrývá se pod odkazem „Stáhnout Disk Google“ v levém sloupci. Google sám rozpozná operační systém, není třeba si lámat hlavu s volbou příslušné verze. Po nainstalování se vám mezi soubory objeví složka Google Drive. Do té se uloží všechny vytvořené i sdílené soubory z vašeho internetového disku a jsou neustále aktualizovány. Soubory, které do této složky zkopírujete se zase nahrají na váš virtuální disk. Prosté, že?
Poznámka pro uživatele mobilního připojení: propojení vašeho virtuálního disku s počítačem může být datově náročné. Po kliknutí na ikonu Google Drive mezi běžícími aplikacemi (na windows v oznamovací oblasti v pravém dolním rohu u hodin, na macu v pravo nahoře také u hodin) stačí kliknout na tlačítko pause a synchronizace se zastaví.
Na závěr několik omezení, která Google Disk provází. Pro většinu z nás spíše k pousmání. Maximální velikost textového dokumentu je 1 024 000 znaků a pro otevření v prohlížeči nesmí být větší než 2MB. Limit tabulky je velikost 400 000 políček, šířce 256 sloupců na stránku a maximální velikost 20MB. Obrázek nikdo nikdy nenakreslil dost velký, aby se zjistil limit a velikost jakéhokoli uloženého jednotlivého souboru nesmí přesahovat 10GB.
Hodnocení
Klady
- + dostupnost online, kdykoli, kdekoli stačí si jen pamatovat své jméno a heslo
- + export do mnoha formátů včetně volně šiřitelných (.odt)
- + 5GB volného prostoru pro jakýkoli typ souborů
- + dostupnost přes windows, mac, iOS i zařízení Android
Zápory
- – soubory v počítačí jsou v podivném formátu .gdoc a gsheet a jejich otevření vede na stránky googlu, takže nejde práce offline
- – soubory jdou exportovat do různých formátů, ale nejdou zpětně otevřít a upravit v google docs
- – není dokončen úplný překlad do češtiny
Závěrečná rekapitulace je v tuto chvíli oříškem. Google Disk je v provozu sotva pár dní. Nedokážu odhadnout, na kterých nedostatcích Google pracuje a o kterých neví. Je možné, že uživatelské rozhraní se bude postupem času ještě měnit a uhlazovat, anglické položky budou postupně nahrazeny českými a přístup k celému prostředí bude přehlednější a jednodušší. Pro sdílení dokumentů a spolupráci na nich je Google Disk stále nejrozšířenějším a nejjednodušším řešením.
Diskuze: 
Diskuze k článku